Política de Privacidade
1. INTRODUÇÃO
A presente Política de Privacidade visa fornecer informações sobre o tratamento de dados pessoais realizados pelo Guanhães Cartório de Registro de Imóveis. Esta política deve ser interpretada e executada com base na legislação nacional vigente, em especial a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), a Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos), a Lei n.º 8.935/1994 (Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro – Lei dos cartórios), bem como o Provimento CNJ nº 50/2015 (Dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais).
2. CONCEITOS LEGAIS
A fim de facilitar sua leitura e familiarização com os termos utilizados na LGPD, apresentamos algumas definições para uma maior compreensão das expressões que serão utilizados na presente política:
· Dados Pessoais: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
· Dados Pessoais Sensíveis: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
· Titular dos Dados: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objetos de tratamento;
· Controlador: Guanhães Cartório de Registro de Imóveis;
· Encarregado: responsável pela comunicação entre o controlador, os titulares e ANPD;
· Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
· Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;
· Bloqueio ou Eliminação: suspensão temporária de tratamento dos dados ou exclusão dos dados armazenados;
· Transferência internacional de dados: é a transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o país seja membro (Art. 5º, XV, LGPD);
· Serventia: Conhecida popularmente por “cartório”, é o local onde se executa atividades notariais e/ou registrais, por Pessoas Físicas em caráter privado, por delegação do Poder Público.
3. PORQUE TRATAMOS SEUS DADOS PESSOAIS
As atividades exercidas pelo Guanhães Cartório de Registro de Imóveis visam à prestação dos serviços extrajudiciais relativos ao Registro de Imóveis. Os seus dados pessoais são utilizados para a prática dos atos inerentes ao exercício dos respetivos serviços, sendo promovido de forma a atender à finalidade da prestação do serviço, na persecução do interesse público, e com os objetivos de executar as competências e atribuições legais e normativas dos serviços públicos delegados.
Em atendimento às suas obrigações legais e normativas, o Guanhães Cartório poderá, no estrito limite de suas atividades registrais, tratar dados pessoais com dispensa de obtenção de consentimento pelos respectivos titulares, com base no Artigo 11,II da Lei Federal 13.709/2018 (LGPD). Eventuais atividades que transcendam o escopo da função estarão sujeitas à obtenção de
consentimento dos interessados, principalmente se tratando de dados de crianças e adolescentes.
Consideram-se inerentes ao exercício dos ofícios, os atos praticados nos livros mantidos por força de previsão nas legislações específicas, incluídos: I – os atos de inscrição, transcrição, registro, averbação, anotação, escrituração de livros de notas, reconhecimento de firmas, autenticação de documentos; II – as comunicações para unidades distintas, visando as anotações nos livros e atos nelas mantidos; III – os atos praticados para a escrituração de livros previstos em normas administrativas; IV – as informações e certidões; V – os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.
4. ÂMBITO DA APLICAÇÃO
A presente Política de Privacidade se aplica a todos clientes, população em geral, internautas que navegam em nosso site, aos colaboradores, ex-colaboradores, parceiros, e a todos os terceiros que em algum momento possam ter contato com os dados pessoais, ou seja, aqueles em que o Cartório possui algum tipo de relação.
5. FINALIDADE
Esta Política tem por finalidade a criação de regras que protejam os dados pessoais de todos os Titulares de Dados, assim como, procedimentos de armazenamento e tratamentos dos dados perante o Cartório.
6. COLETA DE DADOS PESSOAIS
6.1. Principais dados pessoais tratados pelo Guanhães Cartório:
6.1.1. Candidato à vaga de emprego, contrato de aprendizagem ou estágio:
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, I – mediante o fornecimento de consentimento pelo titular;
Dados Pessoais: Nome completo, CPF, endereço completo, telefone, e-mail, estado civil, grau de instrução, gênero e dados comportamentais.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Recrutamento e seleção de pessoas; formação de base de currículos para tal fim; convite para processos seletivos.
Coleta: Os dados são informados pelo candidato, mediante entrega do CV pessoalmente.
Compartilhamento: Não há.
Prazo de guarda: 1 (um) ano a contar do recebimento do currículo com o consentimento expresso de armazenamento pelo titular.
6.1.2. Empregado(s), estagiário(s) e menor(es) aprendiz(es):
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; e V – quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados.
Dados Pessoais: Nome completo, estado civil, filiação, data de nascimento, nacionalidade, profissão, título eleitoral, número do PIS e imagem.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Formalização do Contrato de Emprego, Termo de Compromisso de Estágio ou Contrato de Aprendizagem; início, manutenção e extinção, da relação de emprego, estágio ou aprendizagem; atendimento das obrigações legais, trabalhistas e tributárias.
Coleta: Os dados são informados pelo(s) empregado(s), estagiário(s) e/ou pais ou representante legal de menor(es) aprendiz(es).
Compartilhamento: Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal (CEF), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Contabilidade.
Prazo de guarda: 5 (cinco) anos a contar do término da relação contratual ou de ação judicial decorrente desta; 20 (vinte) anos a contar do término da vigência quanto a PPRA e PCMSO e documentos relacionados (ASOS, PPP, etc.); 30 (trinta) anos a contar do início do exercício financeiro seguinte para depósitos e documentos relacionados a Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF); prazo indeterminado para Livros ou fichas de registro de empregados e Contratos de Trabalho.
6.1.3. Usuário de serviços de registro imobiliário por atendimento presencial
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; artigos 4º e 30, II, Lei n.º 8.935/1994.
Dados Pessoais: Nome, CPF, endereço de domicílio (caso seja necessário), e-mail e telefone, dados bancários (banco, agência, conta).
Finalidade da utilização do dado pessoal: Prestação de serviços de registro de imóveis, nos termos da Lei n.º 6.015/73; emissão de recibo referente aos serviços prestados; contato com o usuário para informações sobre o pedido e andamentos; consulta a andamentos por e-mail; restituição de emolumentos em caso de não prestação de serviços ou divergência nos valores cobrados.
Coleta: Os dados são informados pelo usuário presencialmente da serventia ou por e-mail.
Compartilhamento: Não há.
Prazo de guarda: Prazo indeterminado, com guarda permanente, quanto a dados do apresentante lançados no Livro 1 – Protocolo.
6.1.4. Atos registrais previstos na Lei n.º 6.015/73 – Matrícula, Registro Auxiliar, averbações e registros ou no Decreto n.º 4.857/1939 (Transcrições, inscrições hipotecárias, etc.)
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; Lei n.º 6.015/1973, especialmente, artigos 24, 26, 175, 176, 180, 239, 262 e 278; Provimento Conjunto n.º 93/2020; art. 2º do Provimento n.º 61/CNJ/2017; Art. 320, parágrafo único, do Código Civil de 2002.
Dados Pessoais: Nome completo, profissão, filiação, nacionalidade, e-mail, dados do casamento, nacionalidade, estado civil, nome do cônjuge, telefone, passaporte, CNH, endereço, documento de identidade, dados do óbito, data de nascimento, CPF.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Prestação de serviços de R.I., nos termos da Lei n.º 6.015/73; emissão de nota fiscal referente aos serviços prestados; contato com o usuário para informações sobre o pedido; restituição de emolumento em caso de não prestação de serviços.
Coleta: Os dados são informados pelo titular dos dados presencialmente na Serventia ou por Terceiros: Cartórios de Notas; Cartórios de Registro Civil; Departamentos Judiciário; Instituições Financeiras, Parte Interessada.
Compartilhamento: Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais (CGJTJMG), Central Eletrônica de Registro de Imóveis – CRI-MG, Sistema de Gestão Fundiária – SIGEF, Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária – INCRA, Receita Federal.
Prazo de guarda: Prazo indeterminado, por se tratar de documentos de guarda permanente, conforme artigos 24 a 26 da Lei n.º 6.015/1973. Documentos já registrados: 1 ano desde que a documentação esteja microfilmada ou digitalizada; Documentos com a prenotação cancelada,
não retirados pelo requerente: 5 anos a partir do cancelamento da prenotação (ENGLOBA: carta de adjudicação; formal de partilha; quitação de hipoteca/averbação; escrituras translativas de
propriedade, de hipoteca e requerimento de averbação);
6.1.5. Buscas e Certidões
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; artigos 16 a 21 da Lei n.º 6.015/1973; art. 2º do Provimento n.º 61/CNJ/2017.
Dados Pessoais: Nome completo, nacionalidade, estado civil, nome do cônjuge, profissão, carteira de identidade, CNH, passaporte, CPF e endereço.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Prestação de serviços de R.I., nos termos da Lei n.º 6.015/73; emissão de nota fiscal referente aos serviços prestados; contato com o usuário para informações sobre o pedido; restituição de emolumento em caso de não prestação de serviços.
Coleta: Fornecido pelos Usuários (Proprietários, Avalistas, Credores) ou por parte interessada.
Compartilhamento: Não há.
Prazo de guarda: Confeccionar certidões: 30 dias a partir da data de emissão da Certidão; Validar Pedido de Certidão: 5 anos após retirada da certidão pelo solicitante.
6.1.6. Fornecedor ou prestador de serviços
Previsão Legal: LGPD, Art. 7º, V – quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados.
Dados Pessoais: Nome, nacionalidade, profissão, CPF, documento oficial de identidade, INSS/PIS, endereço completo, telefone, e-mail.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Formalização de contrato de prestação de serviços ou fornecimento; geração de recibo de pagamento autônomo (RPA); recolhimento de tributos retidos; avaliação de prestadores de serviços e fornecedores, conforme Contrato e/ou estes e os Termos de Uso e Política de Privacidade da plataforma; gestão financeira e tributária, etc.
Coleta: Fornecido diretamente pelo representante do fornecedor ou prestador de serviços.
Compartilhamento: Contabilidade.
Prazo de guarda: 6 (seis) anos a contar do exercício financeiro seguinte ao término da relação jurídica pactuada.
6.1.7. Usuário em geral (e-mail, Canal de atendimento ao titular de dados pessoais)
Previsão Legal: LGPD, art. 7º, II – para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; artigos 4º e 30, II, da Lei n.º 8.935/1994; art. 15 da Lei n.º 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).
Dados Pessoais: Nome, e-mail, telefone, CPF.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Responder comunicações ou solicitações dos titulares dos dados enviadas para o cartório.
Coleta: Os dados são informados pelo usuário, se for utilizado algum serviço por meio de formulário de contato, e-mail, etc.
Compartilhamento: Não há.
Prazo de guarda: 5 (cinco) anos a contar do exercício financeiro seguinte ao término da relação jurídica, quanto a dados de comunicações via formulário, e-mail ou pedido de cálculo.
6.1.8. Usuários em geral e colaboradores – Monitoramento por Câmeras de Segurança
Previsão Legal: LGPD, art. 10; art. 30, I, Lei 8.935/94.
Dados Pessoais: Imagem, gravação.
Finalidade da utilização do dado pessoal: Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro e em razão da obrigação legal de manter a segurança dos arquivos e livros do Cartório. O Cartório utiliza o sistema de videovigilância exclusivamente para fins de segurança. O sistema de videovigilância ajuda a garantir a segurança do edifício do cartório, a segurança dos colaboradores e visitantes, bem como dos bens e informações que se encontrem em nossas instalações ou aí estejam armazenadas. Quando necessário, o sistema serve de complemento de outros sistemas de segurança física, tais como sistemas de controle de acesso.
Coleta: A imagem é coletada do usuário, dos colaboradores e do público em geral por câmeras localizadas na porta de entrada do cartório e no interior, exceto banheiros. Todas as câmeras operam 24 horas por dia, sete dias por semana. Quando necessário, a qualidade da imagem permite a identificação de pessoas no espaço abrangido pelas câmeras.
Compartilhamento: As imagens são compartilhadas para armazenamento em nuvem e, para cumprimento de mandado judicial para fins exclusivos de segurança pública ou atividades de investigação e repressão de infrações penais, nos termos do art. 4º, II, a e d da LGPD.
Prazo de guarda e respeito à privacidade: As imagens são conservadas durante 30 dias. Decorrido esse prazo, as imagens são apagadas, começando-se pelas mais antigas. Se ocorrer um incidente de segurança, as imagens pertinentes podem ser conservadas para além do período normal de conservação, durante o tempo que for necessário para investigar o incidente de segurança. A conservação é rigorosamente documentada e a necessidade de conservação é reapreciada periodicamente.
6.2. O Cartório trata dados pessoais de criança ou adolescentes?
Via de regra, não há tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes, exceto quando estes forem titulares de direitos reais relativos a imóveis de competência da serventia ou em caso de contratação de menor aprendiz. No primeiro caso, somente são tratados os dados previstos na Lei n.º 6.015/73 e no Provimento Conjunto n.º 93/2020, constantes no Título ou em documentos oficiais apresentados pelo Apresentante / Requerente. Esses dados são compartilhados apenas nas hipóteses acima previstas, conforme tipo de ato registrado praticado em que menor seja titular de direitos reais. Em se tratando de contrato de aprendizagem, a formalização do contrato e o tratamento de dados pessoais serão autorizados pelos pais ou representantes legais.
7. COMPARTILHAMENTO COM TERCEIROS
As informações coletadas poderão ser compartilhadas com as empresas ou órgãos oficiais relacionadas ao universo do Cartório.
Deste modo, podemos compartilhar os dados pessoais para atender legítimos interesses, observadas as disposições da LGPD, bem como, a par das especificidades dos serviços do Cartório, compartilhar as informações e dados pessoais nas seguintes hipóteses:
o internamente, com o pessoal autorizado dos serviços;
o realização de serviços ou atos determinados em lei ou em normativas próprias, como por exemplo: expedição de certidões; envio de selo eletrônico; informação ao COAF ou à Receita Federal; emissão de boleto bancário conforme o BACEN;
o cumprimento de requisições de autoridades judiciais e administrativas;
o integração com cartórios e centrais de serviços eletrônicos compartilhados dos institutos notariais e de registro, relativos aos serviços (por exemplo, IEPTB);
o na atuação em eventual processo judicial, com escritórios de advocacia;
o na investigação de possíveis crimes, com as autoridades competentes;
o na contratação de serviços (por exemplo, contabilidade e escritórios de advocacia).
8. DIREITOS LEGAIS DOS TITULARES DOS DADOS
Veja abaixo seus principais direitos relacionados aos seus dados pessoais (Artigo 18 da LGPD):
I – Confirmação da existência e tratamento de seus dados pessoais;
II – Acesso aos seus dados pessoais;
III – Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
IV – Anonimização, bloqueio ou eliminação dos dados pessoais que forem desnecessários, excessivos ou que estejam sendo tratados em desconformidade com a lei;
V – Obtenção de informações acerca da forma de tratamento dos seus dados pessoais;
VI – Eliminação de seus dados pessoais, que tenham sido tratados a partir de consentimento dado por você anteriormente;
VII – Informação sobre quais entidades públicas e privadas com as quais o Cartório realizou o compartilhamento de dados;
VIII – Possibilidade de não fornecer consentimento para o tratamento dos seus dados e ser informado das consequências dessa recusa;
IX – Revogação do consentimento nos termos da LGPD;
X – Solicitação da portabilidade de seus dados, mediante requisição expressa, a outro fornecedor de serviço ou produto, em formato a ser regulamentado pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”).
Ao ser acionado pelo titular de dados, o Guanhães Cartório terá o prazo de 15 (quinze) dias, a contar do recebimento formal da solicitação, com a respectiva comprovação da identidade do titular dos dados, para respostas. Lembrando que tais solicitações deverão ser enviadas para o e-mail do nosso Encarregado de Dados Pessoais (DPO) através do e-mail gilberto@dratech.com.br.
As informações poderão ser fornecidas por meio eletrônico ou impresso, de acordo com a solicitação do titular.
9. RESPONSABILIDADE
Os colaboradores do Guanhães Cartório têm por responsabilidade a guarda, armazenamento, tratamento e proteção dos dados dos demais colaboradores, ex-colaboradores, clientes, terceiros ou parceiros de que vier a tomar conhecimento.
10.SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS
Implementamos medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger os Dados Pessoais contra alteração ou perda acidental ou ilegal, ou de uso, divulgação ou acesso não autorizado, de acordo com nossa Política de Segurança da Informação (PSI).
11.COOKIES
O Cartório possui site institucional, o internauta em sua navegação pelo site poderá optar por concordar (ou não) com a coleta de cookies, de forma amigável, informada e transparente.
12.TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS DE DADOS PESSOAIS
As informações que coletamos ou armazenadas não são processadas e transferidas para outros países.
13.ARMAZENAMENTO DOS DADOS
O tratamento dos dados se manterá durante o tempo necessário para a execução das atividades registrais, sendo que nos livros oficiais os dados serão preservados, em cumprimento à sua finalidade pública, prevista na Lei n° 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos).
Ainda, de acordo com o Provimento nº 322, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia.
Terminado o prazo de manutenção e/ou necessidade legal, os dados pessoais serão excluídos.
Para mais informações entre em contato com nosso Encarregado de Dados (DPO), através do e-mail: gilberto@dratech.com.br, e saiba mais sobre a nossa Política de Retenção de Dados.
14.DESCUMPRIMENTO DA POLÍTICA
Em caso de descumprimento desta Política de Privacidade os colaboradores, ex-colaboradores, clientes, terceiros ou parceiros do Guanhães Cartório poderão sofrer sanções administrativas, civis ou penais, de acordo com instrumento particular a que a parte estiver vinculada e/ou legislação específica.
15.CONFIDENCIALIDADE
Todos os dados pessoais são de extrema confidencialidade e não podem ser vendidos, alugados ou compartilhados com outros órgão, pessoas ou empresas sem expressa autorização do Guanhães Cartório e do titular dos dados (quando a base legal for o consentimento), neste último caso, serão ressalvados os casos de solicitações advindas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e/ou União.
16.VIGÊNCIA
A Política de Privacidade Interna está em vigor e será alterada periodicamente ou quando houver necessidade.
Desse modo, podemos atualizar esta Política de Privacidade de Dados oportunamente, à medida que nossas mudanças nos processos ou requisitos legais forem alteradas.
Se você tiver dúvidas sobre a coleta e o processamento de seus dados pessoais pelo Guanhães Cartório, comentários, reclamações ou para exercer seus diretos de titular dos dados, entre em contato com o Encarregado de Dados (DPO) através do e-mail: gilberto@dratech.com.br.
